Handleiding bedrijfs-RI&E van ArboTechniek

Met dit instrument brengt u in kaart wat er te verbeteren is aan veilig en gezond werken binnen uw bedrijf. Er volgt onderstaand een korte instructie over gebruik van het instrument.

Coronavirusverplichting RI&E vervallen

Er is geen verplichting meer om het besmettingsrisico op het Corona-virus te inventariseren.

Instructie

De eerste pagina waar u op landt is de pagina 'Dashboard' waar u ziet hoe ver u bent met uw RI&E.

RI&E aanmaken

Bent u nog niet met de RI&E begonnen - of wilt u een extra RI&E maken voor een andere vestiging of omdat u na enige tijd een nieuwe RI&E wilt opstellen - dan kunt u dat doen via de knop (rechts) Instellingen (rechts bovenaan in het scherm) bij het onderdeel ‘extra vestiging’ aan te maken. Het is belangrijk om te zorgen voor een goed herkenbare naam, zodat elke RI&E snel en gemakkelijk terug te vinden is.

Behalve het 'Dashboard' ziet u 'Inventarisatie' en 'Aanpak risico's'. Dat zijn de twee stappen die u zet om de RI&E en het Plan van Aanpak op te stellen. Kies bovenin voor Inventarisatie of onderin de knop 'verder' om te beginnen met het invullen van de RI&E:

1. Inventarisatie: is dit risico aanwezig en heeft u dat goed afgeregeld? U krijgt vragen met een toelichting en geeft aan: ja, nee of niet van toepassing. 'Nee' betekent dat u nog een actie wilt gaan doen om de situatie te verbeteren (zie stap 2)
   
   Geef in het opmerkingenveld kort aan waarom u de vraag zo beantwoord. Dit hoeft niet bij alle vragen maar wel bij de vragen over veiligheid, werkdruk, gevaarlijke stoffen.
   
   
   
2. Aanpak risico's: hoe belangrijk is dit risico? Welke acties gaat u ondernemen?
   Het systeem geeft automatisch een risicoscore: hoog, midden of laag. U bekijkt of dit past bij uw situatie en zo nodig past u dit aan.
   Daarna gaat u acties plannen. Dat gebeurt alleen voor de vragen die u met 'nee' heeft beantwoord in de eerste stap. U geeft bij ieder verbeterpunt aan welke actie u wilt gaan nemen, wie dat gaat doen en wanneer die actie start en afgerond is.

Het digitale systeem doet een aantal suggesties voor verbeterpunten. Het is belangrijk dat u een maatregel formuleert die het knelpunt zoveel mogelijk structureel oplost. Kijk daarom naar onderliggende oorzaken van het knelpunt. Is dat te herleiden naar één van de volgende punten, formuleer dat een actie die daarop aansluit:

• Plannen en procedures: aanwezig, juist en geschikt.
• Beschikbaarheid van geschikt personeel.
• Competentie: kennis, ervaring en vaardigheden van het personeel.
• Communicatie: overleg en overbrengen van informatie.
• Conflicterende (bedrijfs)belangen: bijvoorbeeld tijdsdruk conflicteert met goede voorbereiding
• Materiaal (equipment): het in voldoende mate voorhanden hebben van kwalitatief goed materiaal, gereedschappen, installatie(onderdelen) en/of machines
• Motivatie en alertheid: motivatie, ‘awareness’, aandacht voor veiligheid of alertheid. Ergonomie: de interface tussen de technische uitrusting en de gebruiker.

Het systeem geeft automatisch een risicoscore: hoog, midden of laag. U bekijkt of dit past bij uw situatie en zo nodig past u dit aan.

Als u deze stappen hebt doorlopen, dan is de RI&E voor uw bedrijf opgesteld. U kunt dan een rapport printen en aan de slag met de acties die u in het systeem heeft gezet. 

Telkens als u acties heeft afgerond, dan kunt u dit in het systeem invullen, eventueel met een document of een foto er bij. Zo houdt u de voortgang bij en heeft u altijd de meest actuele situatie bij de hand binnen het systeem. U kunt ook altijd de meest actuele rapportage opstellen en printen.

Rapportage opstellen

Onder de knop Rapportage vindt u de optie ‘eindrapportage’ opstellen. Hiermee wordt een rapport samengesteld van alle gegevens. Geef het rapport een logische naam (bijvoorbeeld met het jaartal er in). Dit rapport komt in het overzicht te staan. Vervolgens kunt u het exporteren, daarmee wordt een pdf aangemaakt die u kunt downloaden.

Modules en thema's

De bedrijfsRIE is opgebouwd uit blokken met vragen: modules en thema's. Bij het doorlopen van de RI&E kunt u bij ieder 'thema' kiezen of het onderdeel voor uw bedrijf van toepassing is of niet. Zo niet dan kunt u het thema uitschakelen. Dit wordt vermeld in uw eindrapportage.

Aan het einde kunt u ook nog risico's toevoegen die u niet bent tegengekomen in de vragenlijsten. Dat kan in de laatste Module Overige risico's. Er wordt aan u gevraagd kort te beschrijven wat het risico is. Past het onderwerp bij één van de thema's uit de eerdere modules, dan geeft u bij het 'nieuwe risico' een thema aan waar dit risico bij hoort. Let op: het systeem zal dit nieuwe risico dan automatisch verplaatsen naar de lijst binnen het thema dat u heeft gekozen.

Past het nieuwe risico niet bij een thema uit de vorige modules, dan blijft het nieuwe risico staan in de module 'Overige risico's'.

Dit zijn de volgende blokken:

Module Basis inrichting bedrijf

Thema's:

• Inrichting en beheer van gebouwen, terrein en arbeidsmiddelen

Module Werksoorten eigen locaties

Thema's:

• Kantoorwerkzaamheden
• Basis inrichting werkplaats en magazijn
• Technische werkzaamheden werkplaats/magazijn
• Grootmagazijn (stellingen)
• Vervoer en transport (van en naar de werklocaties)

Module Werken op locatie (project RI&E)

Thema's:

• Project RI&E
  
  Let op: hier wordt alleen gevraagd of u de risico’s van het werken op locatie beoordeeld. Om dit te doen kunt u gebruik maken van de digitale tool Project RI&E

Module Organisatie

Thema's:

• Uitgangspunten van het Arbobeleid
• Hulp en deskundigheid
• Specifieke beschermingsmaatregelen
• Specifieke risico-beoordeling
• Psychosociale Arbeidsbelasting

 Wijzigingen en actualiseren

Zodra er wijzigingen worden aangebracht in een bestaande bedrijfs-RI&E dan zijn deze definitief. U kunt de huidige versie wel bewaren door er eerst een rapport te maken en deze op te slaan als pdf in de rapportenlijst of op de eigen computer. Geef het rapport een logische naam. 

Bij het actualiseren van de RI&E kunt u er dus voor kiezen om:

• Een nieuwe RI&E aan te maken via ‘instellingen ‘ door  een ‘nieuwe vestiging’ te maken en deze een logische naam te geven (met het jaartal er in)
• De bestaande RI&E te printen en vervolgens de wijzigingen aan te brengen. Bij het printen geeft u het document een logische naam (met het jaartal waar de ingevoerde gegevens betrekking op hebben).